Файлы

Файлы — сервис Gigonom, где лежат картинки, видео и документы организации. Страница для всех участников: что можно загрузить, кто видит файл по ссылке, как разложить файлы по папкам и что происходит при удалении.

Что лежит в Файлах

В Файлы попадает всё, что участники загружают для публикаций, шаблонов и писем: файл загружается один раз, а потом выбирается в любой публикации. Сюда же Gigonom сам складывает две группы файлов.

• Папка «Письма». В ней лежат копии картинок, которые Gigonom подготовил для почты. Внутри они разложены по папкам с названиями тем. Картинки лейаутов лежат в папке «Лейауты», у каждого лейаута там своя папка.
• Папка «Счета». В ней лежат PDF счетов, выставленных клиентам в CRM.

Картинки, вставленные в страницы вики, и аватары участников в Файлах не показываются.

В боковом меню сервиса два раздела: «Все файлы» и «Корзина». Загружать, переименовывать, перемещать и удалять файлы может любой участник организации.

Какие файлы принимает загрузка

Файл другого типа не загрузится, а на экране появится сообщение «Поддерживаются изображения (png, jpg, gif, webp, avif, heic), видео (mp4, mov, webm) и PDF». Окно выбора на компьютере показывает и другие картинки, например SVG, но загрузка их не примет. Слишком большой файл тоже не загрузится, сообщение назовёт предел: «Файл больше 10 МБ». Если вы загружали несколько файлов сразу, остальные загрузятся как обычно.

Как загрузить файл

1. Откройте Файлы и папку, в которую хотите положить файл.
2. Нажмите «Загрузить» и выберите один или несколько файлов. Файлы можно и перетащить на страницу.
3. Дождитесь конца загрузки. Пока она идёт, на кнопке написано «Загружаем» и число оставшихся файлов, потом кнопка снова называется «Загрузить».

Если плитка файла появилась в папке, значит файл загружен.

Файл можно загрузить и не заходя в сервис: окно «Выбрать файл» в публикации показывает те же папки и принимает новые файлы кнопкой, перетаскиванием и вставкой из буфера обмена.

Когда организация в режиме «только для просмотра», загрузка закрыта. Что это за режим, описано на странице «Тарифы и оплата».

Карточка файла

Нажатие на плитку открывает карточку файла справа. В ней видны размеры картинки в пикселях, вес файла и то, как он открывается: «публичный адрес» или «только участникам». Ниже стоят предпросмотр картинки или видео, поле с именем, папка и список «Где используется».

• Переименовать. Измените имя в поле и нажмите «Сохранить». Если появилось сообщение «Имя сохранено», имя записано.
• «Ссылка» копирует адрес файла.
• «Переместить» открывает выбор папки.
• «Удалить» отправляет файл в корзину.

Адрес файла не меняется при переименовании и перемещении, поэтому ссылки в письмах и постах продолжают работать.

Что видно без входа

Файл, который вы загрузили сами, открывается по своему адресу без входа в Gigonom. Так устроено намеренно: картинку из письма должен показать почтовый сервис получателя, а картинку из поста — соцсеть. Адрес файла длинный и случайный, подобрать его нельзя, и списка файлов снаружи не видно. Но любой, кому переслали ссылку, откроет файл.

Счета клиентам из CRM и акты, приложенные к ним, закрыты. У них в карточке стоит пометка «только участникам». Такой файл откроется только участнику организации, который вошёл в Gigonom. Остальным Gigonom ответит, что файл не найден.

Папки

Папки нужны, чтобы разложить файлы по темам. Вложенность не ограничена.

Создать папку. Нажмите «Новая папка». В списке появится плитка с полем имени: введите название и нажмите Enter. Клавиша Esc отменяет создание. Название не длиннее 100 символов. Папка создаётся внутри той, что открыта сейчас.

Открыть и вернуться. Нажатие на плитку открывает папку, а строка над заголовком показывает путь к ней. У открытой папки свой адрес, поэтому ссылкой на неё можно поделиться с коллегой.

Переместить файлы. Наведите курсор на плитку файла и поставьте галочку. Чтобы отметить несколько файлов подряд, поставьте галочку на первом и нажмите на последний с клавишей Shift. Над списком появятся подпись «Выбрано» с числом файлов и кнопка «Переместить в…». В окне выберите папку или создайте её пунктом «Новая папка здесь» и нажмите «Переместить». Если появилось сообщение «Перемещено», файлы лежат в новой папке.

Действия с папкой. В меню «⋯» на плитке папки есть пункты «Переименовать», «Переместить в…» и «Удалить». Папку нельзя переместить в неё саму и в её вложенные папки.

Удалить папку. Удаляется только пустая папка, сразу и без подтверждения. Пока в ней есть файлы или вложенные папки, вместо «Удалить» стоит неактивный пункт «Удалить — папка не пуста». Сначала переместите или удалите содержимое. Файлы, которые уже лежат в корзине, удалению папки не мешают.

Папки «Письма» и «Счета» можно переименовать и переместить: Gigonom продолжит складывать в них новые файлы.

Поиск и фильтр

Поле «Поиск по всем папкам» ищет файлы по имени во всей организации, а не только в открытой папке. Под каждым найденным файлом подписана его папка.

Переключатель «Все», «Картинки», «Видео» оставляет файлы одного вида. PDF показаны только в положении «Все».

Где используется файл

Список «Где используется» в карточке показывает публикации, темы, шаблоны писем и лейауты Контента, в которых стоит этот файл. У уже отправленных и опубликованных стоит пометка «отправлено». Нажатие на строку открывает публикацию или шаблон. Если файл нигде не стоит, в списке написано «Нигде.»

Использование учитывается только в Контенте. Загляните в список перед удалением: от него зависит, что сломается.

Корзина

Удалённый файл попадает в корзину и хранится в ней 30 дней.

1. В карточке файла нажмите «Удалить». Откроется окно «Удалить файл?».
2. Прочитайте, где файл используется. Черновики и шаблоны перечислены под строкой «Пропадёт в черновиках и шаблонах»: их можно поправить. Отправленные письма и вышедшие посты перечислены в красном блоке «Используется в отправленном и опубликованном».
3. Если красный блок есть, поставьте галочку «Понимаю и всё равно удаляю». Без неё кнопка «Удалить» неактивна.
4. Нажмите «Удалить».

Если появилось сообщение «Файл в корзине», файл исчез из папки и лежит в разделе «Корзина».

Пока файл в корзине, он продолжает открываться по своему адресу, поэтому письма и посты с ним выглядят как раньше. Чтобы вернуть файл, откройте его в «Корзине» и нажмите «Восстановить». Если появилось сообщение «Файл восстановлен», файл вернулся в свою папку. Если папку за это время удалили, он окажется в корне Файлов.

Что занимает место

Справа над списком файлов стоит строка «Занято», в которой названы занятый объём и объём, доступный организации. В занятое место входят все файлы организации: загруженные участниками, копии картинок из папки «Письма», счета из папки «Счета» и файлы в корзине. Поэтому удаление файла освобождает место не сразу, а когда он будет стёрт из корзины. Картинки, вставленные в страницы вики, и аватары в занятое место не входят.

Сколько места даёт тариф и что происходит, когда его не хватает, описано на странице «Тарифы и оплата», раздел «Как считается место под файлы».