Участники и роли

Страница о том, кто работает в организации и что кому разрешено. Она нужна владельцу и администраторам, которые приглашают людей, и участнику, который хочет понять, почему настройка ему недоступна.

Какие бывают роли

У каждого человека в организации одна из трёх ролей: «владелец», «администратор» или «участник». Владелец в организации один. Сначала это тот, кто её создал, потом тот, кому владение передали. Роль действует в пределах одной организации, в другой организации у того же человека она может быть другой.

Общее правило такое: настройки меняют владелец и администраторы, а в сервисах работает любой участник. Участник ведёт задачи, сделки, темы, страницы вики и метрики наравне с остальными.

В сервисах есть несколько действий, которые тоже оставлены владельцу и администраторам:

• в Автоматизациях участник видит правила и запуски, но не создаёт, не меняет и не удаляет правила;
• в CRM участник не удаляет контакты, не отмечает счёт клиенту оплаченным, не отменяет его и не прикладывает акт;
• в Трекере участник не создаёт и не переименовывает очереди;
• в Контенте и Аналитике участник не подключает каналы и источники метрик.

Свою роль вы видите в «Настройках», раздел «Общее», строка «Моя роль». Роли остальных показаны в разделе «Участники», в колонке «Роль».

Что видит участник в настройках

В группе «Организация» участнику доступны два раздела: «Общее» и «Участники». Разделов «Тариф и оплата» и «Доступ агентов», группы «Разделы» и пункта «Настройки» внутри сервисов у него в меню нет.

• «Общее». Поля закрыты для правки, рядом с заголовком стоит пометка «Только просмотр — меняют владелец и администраторы». Карточка «Уведомления мне» работает, потому что это личная настройка.
• «Участники». Видна таблица людей и ролей. Кнопки «Пригласить» и списка приглашений нет.
• «Личное». Группа доступна полностью, потому что это настройки самого человека, а не организации.

Если участник попробует изменить настройку в обход экрана, например через ИИ-агента, Gigonom откажет с сообщением «Настройки меняют владелец и администраторы». Как роль проверяется у агента, описано в «Ключах и доступе», раздел «Как устроен доступ».

Что может только владелец

Три действия недоступны даже администратору:

• удалить участника из организации;
• передать владение другому человеку;
• удалить организацию.

Первые два описаны ниже. Удаление организации описано на странице «Настройки организации», раздел «Как удалить организацию».

Как пригласить человека

Приглашают владелец и администраторы.

1. Откройте «Настройки», раздел «Участники», и нажмите «Пригласить». Откроется окно «Пригласить в организацию».
2. В поле «Почта» введите адрес человека, например ivan@example.com.
3. В поле «Роль» выберите «Участник» или «Администратор». Под полем стоит подсказка. Для участника это «Работает с задачами, метриками, вики и контентом.», для администратора «Может приглашать людей и менять настройки организации.»
4. Нажмите «Отправить приглашение». Если появилось сообщение «Приглашение отправлено на ivan@example.com», а адрес встал в список «Приглашения» под таблицей, письмо ушло.

Пока в организации вы один, вместо таблицы показан блок «Вы здесь пока один» с той же кнопкой «Пригласить».

Срока у приглашения нет: оно действует, пока его не приняли или не отозвали.

Что видит приглашённый

Человеку приходит письмо с названием организации, вашим именем, ролью и кнопкой «Присоединиться». Кнопка открывает страницу «Приглашение». Как принять приглашение с аккаунтом и без него, описано на странице «Регистрация и пробный период», раздел «Войти по приглашению в чужую организацию».

Когда человек вступил, он появляется в таблице участников, а приглашение пропадает из списка. Владелец и администраторы получают уведомление «В организацию вступил участник», оно описано на странице «Уведомления».

Если письмо не дошло

В списке «Приглашения» у каждой строки показаны адрес, роль и дата отправки. Справа два значка.

• «Скопировать ссылку» кладёт ссылку приглашения в буфер обмена. Если появилось сообщение «Ссылка скопирована», её можно отправить человеку самому, например в мессенджере. Ссылка сработает только под той же почтой.
• «Отозвать приглашение», значок корзины, удаляет приглашение после подтверждения. Ссылка из письма перестаёт работать.

Чтобы отправить письмо ещё раз, пригласите тот же адрес повторно. Второе приглашение не создаётся. Gigonom снова шлёт письмо с прежней ссылкой и ставит роль, которую вы выбрали в этот раз. Так же меняется роль в приглашении, которое ещё не приняли.

Если человек уже в организации, Gigonom ответит «ivan@example.com уже в организации».

Как сменить роль

Роли меняют владелец и администраторы. В разделе «Участники» откройте список в колонке «Роль» у нужного человека и выберите «Участник» или «Администратор». Подтверждения нет, роль меняется сразу. Если появилось сообщение «Иван теперь администратор», роль изменена.

У двух строк вместо списка стоит обычная метка с подсказкой:

• у владельца подсказка «Роль владельца меняется только передачей владения»;
• у вас самих подсказка «Свою роль изменить нельзя».

Как удалить участника

Удаляет участников только владелец. Администратора можно удалить так же, как участника, а владельца удалить нельзя. Выйти из организации самому тоже нельзя: попросите владельца удалить вас.

1. В разделе «Участники» нажмите в строке человека значок корзины с подсказкой «Удалить участника».
2. В окне с предупреждением «Доступ пропадёт сразу. Вернуть можно новым приглашением.» нажмите «Удалить». Если строка исчезла из таблицы, человек удалён.

Что происходит после удаления:

• удалённый сразу перестаёт видеть организацию;
• доступ его ИИ-агентов к организации снимается, и после нового приглашения человек выдаёт его агентам заново;
• задачи, сделки и страницы, которые он создал, остаются в организации;
• задачи, в которых он исполнитель, остаются за ним, поэтому назначьте в них другого исполнителя.

Как передать владение

Владение передаёт только владелец, и только человеку, который уже состоит в организации. Его роль до передачи может быть любой, согласие не запрашивается.

1. Откройте «Настройки», раздел «Общее», и найдите карточку «Опасная зона». Под её заголовком написано «Эти действия выполняет только владелец.»
2. В строке «Передать владение» нажмите «Передать…». Кнопка неактивна, пока в организации нет никого, кроме вас.
3. В окне «Передать владение» в поле «Новый владелец» выберите участника и нажмите «Передать». Если появилось сообщение «Владение передано», а в строке «Моя роль» теперь стоит «администратор», передача прошла.