Контакты и компании

Страница о том, как вести в CRM людей и компании, с которыми работает организация. Она нужна всем, кто заводит клиентов, ищет их и связывает с компаниями и сделками.

Чем контакт отличается от компании

Контакт — это человек: имя, адреса почты, телефоны, метки и заметка. Компания — это юридическое лицо или предприниматель: название, ИНН, сайт, метки, заметка и реквизиты для счетов.

Один контакт может работать в нескольких компаниях, а у компании может быть несколько контактов. У каждой такой связи своя должность.

Контакт CRM и подписчик email-рассылки в Контенте — разные списки. Новый контакт на рассылку не подписывается.

Как устроены списки

Разделы «Контакты» и «Компании» — таблицы, в которых новые записи стоят сверху.

• «Контакты». Столбцы «Имя», «Контакты», «Компании», «Метки», «Открытых сделок» и «Добавлен». Поле «Поиск по имени, email, телефону» ищет по части имени или адреса. Телефон находится по четырём и более цифрам, в каком бы виде вы их ни набрали.
• «Компании». Столбцы «Название», «ИНН», «Метки», «Контактов», «Открытых сделок» и «Добавлена». Поле «Поиск по названию и ИНН» ищет по части названия или ИНН. Кнопка «Показать архивные» добавляет в таблицу компании из архива с пометкой «в архиве».

Когда у записей в таблице есть метки, рядом с поиском появляется список «любая метка». Он оставляет в таблице записи с выбранной меткой.

Таблица показывает 50 записей. Если их больше, под таблицей стоит подпись «показаны первые 50, уточните поиск».

Нажатие на строку открывает карточку панелью поверх списка. Значок «Открыть страницу контакта» или «Открыть страницу компании» в шапке панели открывает ту же карточку на весь экран с вкладками «О контакте» или «О компании», «Сделки» и «История». Как устроена панель, описано на странице «Как всё устроено», раздел «Панель сущности».

Как добавить контакт

1. В разделе «Контакты» нажмите кнопку «Контакт». Откроется окно «Новый контакт».
2. Заполните поле «Имя». Остальные поля необязательны.
3. В полях «Email» и «Телефоны» укажите, как с человеком связаться. Несколько адресов или номеров пишите через запятую.
4. Если человек работает в компании, которая уже есть в CRM, выберите её в поле «Компания» и заполните поле «Должность». Этих двух полей нет, пока в CRM нет ни одной компании.
5. При необходимости заполните поля «Метки» и «Заметка». Метки пишите через запятую.
6. Нажмите «Создать». Если поверх списка открылась карточка нового контакта, он создан.

Двух контактов с одним адресом почты или телефоном в организации быть не может. Если адрес или номер уже записан у другого человека, Gigonom откажет с сообщением «Контакт с таким email или телефоном уже есть» и назовёт этот контакт. Телефоны сравниваются по цифрам, поэтому +7 900 000-00-00 и 89000000000 считаются одним номером. Адреса почты сравниваются без учёта регистра.

Адрес без знака @ или телефон короче пяти цифр Gigonom не примет и ответит «Некорректный email» или «Некорректный телефон».

Как добавить компанию

1. В разделе «Компании» нажмите кнопку «Компания». Откроется окно «Новая компания».
2. Заполните поле «Название».
3. Заполните поле «ИНН», если он известен. Это 10 цифр у юридического лица и 12 у предпринимателя.
4. При необходимости заполните поля «Сайт», «Метки» и «Заметка».
5. Нажмите «Создать». Если поверх списка открылась карточка компании, она создана.

ИНН необязателен, но без него компании нельзя выставить счёт, а заявка с сайта её не найдёт. ИНН в организации не повторяется: если компания с таким ИНН уже есть, Gigonom ответит «Компания с ИНН … уже есть» и назовёт её. ИНН компании из архива тоже занят. Компании без ИНН на дубли не проверяются.

Как изменить карточку

Поля правятся прямо в карточке. У контакта это имя в заголовке, «Email», «Телефон», «Метки» и «Заметка». У компании это название в заголовке, «ИНН», «Сайт», «Метки», «Заметка» и блок «Реквизиты для счетов». Свойства «Автор» и «Создано» не меняются.

После первой правки внизу появляется полоса «Есть изменения» с кнопкой «Сохранить». Если после нажатия полоса исчезла, правки записаны. Как сохраняются правки в Gigonom, описано на странице «Как всё устроено», раздел «Как сохраняются правки».

Правило дублей действует и при правке. Если вписать в карточку адрес или телефон другого контакта, Gigonom ответит «Такой email или телефон уже у контакта» и назовёт его.

Если, пока вы правили карточку, её сохранил кто-то другой, Gigonom не запишет ваши правки поверх чужих и ответит «Карточку уже изменили после вашего чтения — перечитайте и повторите». Обновите страницу и внесите правки заново.

Свои поля, которые владелец или администратор добавил в настройках CRM, стоят в свойствах карточки под строкой «Создано». Как их добавить, описано на странице сервиса «CRM», раздел «Свои поля в карточках».

Как связать контакт с компанией

Связь создаётся с любой стороны.

Из карточки контакта. В блоке «Компании» заполните поле «Название компании», при необходимости поля «ИНН» и «Должность», и нажмите «Создать и привязать». Gigonom заведёт компанию и свяжет её с контактом.

Из карточки компании. В блоке «Контакты» заполните поле «Имя», в поле «Email или телефон» впишите один адрес или номер, при необходимости заполните поле «Должность» и нажмите «Создать и привязать».

Когда в поле набрано три символа и больше, Gigonom ищет похожие записи. Если под формой появилась строка «Похоже, такая компания уже есть:» или «Похоже, такой контакт уже есть:», нажмите «Привязать» у нужной записи. Так новая запись не создаётся, а связывается существующая.

Если связанная запись появилась в блоке с должностью под названием, связь создана.

Значок «Отвязать от компании» в строке убирает связь сразу, без подтверждения. Контакт и компания при этом остаются. Должность задаётся при привязке. Чтобы её изменить, отвяжите запись и привяжите снова с новой должностью.

У одной из связей может стоять пометка «основной». В интерфейсе она только показывается: ставит её ИИ-агент.

Реквизиты компании для счетов

В карточке компании под заметкой стоит блок «Реквизиты для счетов» с полями «Полное название», «КПП», «Адрес» и «Почта для счетов». Кнопка «Заполнить по ИНН» находит компанию по ИНН из карточки и подставляет первые три поля. Кнопка неактивна, пока в поле «ИНН» меньше 10 цифр. Если появилось сообщение «Реквизиты подставлены — проверьте и сохраните», проверьте их и нажмите «Сохранить».

Поле «Почта для счетов» справочное: Gigonom сам счета клиентам не отправляет. Как реквизиты компании попадают в счёт, описано на странице «Счета».

Сделки и история в карточке

В блоке «Сделки» перечислены сделки контакта или компании с этапом, суммой и датой создания. Кнопка «Сделка» в заголовке блока сразу создаёт сделку в основной воронке и открывает её. Название сделки берётся из имени контакта или названия компании. Остальное заполняется в карточке сделки, как описано на странице «Сделки».

Блок «История» показывает записи по самому контакту или компании и по их сделкам. Как записать звонок или встречу, описано на странице «История».

Как убрать компанию в архив

Компании не удаляются. Ненужную компанию убирают в архив, это может сделать любой участник.

1. Откройте карточку компании и в меню «⋯» выберите «В архив».
2. В окне «Отправить … в архив?» нажмите «В архив». Если появилось сообщение «Компания в архиве», она убрана.

Архивная компания пропадает из списка, из выбора в окнах и из поиска по организации. Её контакты и сделки остаются на месте, а карточка открывается из сделки и из карточки её контакта.

Чтобы вернуть компанию, нажмите «Показать архивные» в разделе «Компании», откройте её карточку и выберите в меню «⋯» пункт «Вернуть из архива». Если появилось сообщение «Компания возвращена», она снова в списке.

Как удалить контакт

Контакты удаляют владелец и администраторы. Правило описано в «Участниках и ролях», раздел «Какие бывают роли». Участнику Gigonom откажет с сообщением «Удалять контакты могут владелец и администраторы».

1. Откройте карточку контакта и в меню «⋯» выберите «Удалить контакт».
2. В окне с вопросом «Удалить контакт …?» нажмите «Удалить». Если карточка закрылась, а строки в списке больше нет, контакт удалён.

Вместе с контактом стираются:

• его связи с компаниями;
• записи истории, сделанные в его карточке и в его сделках: заметки, звонки, встречи, письма, задачи, обращения с сайта и записи «Автоматизация», появившиеся при создании сделки;
• блок «Обращение» в его сделках.

Сделки контакта остаются, но уже без контакта. Переходы этих сделок по этапам и записи о счетах сохраняются.