Сделки

Страница о сделках: как их заводить, вести по этапам и закрывать. Она нужна всем, кто работает с клиентами в CRM.

Что такое сделка

Сделка — это возможная продажа. У неё есть контакт или компания, воронка и этап, сумма, ответственный и ожидаемая дата закрытия. Пока сделка стоит на этапе вида «В работе», она открыта. Перенос в «Успех» или «Отказ» её закрывает. Виды этапов описаны на странице «Воронки и этапы».

Сделки появляются четырьмя путями:

• их создают вручную, как описано ниже;
• их создаёт заявка с формы сайта, как описано на странице «Заявки с сайта»;
• их создаёт ИИ-агент по вашей просьбе;
• их создаёт правило в Автоматизациях.

Откуда сделка пришла, показывает её свойство «Источник». У заявки с сайта это имя ключа приёма и UTM-метки, у сделки от агента «agent», у сделки от правила «automation», у созданной вручную «manual».

Доска и список

Раздел «Сделки» показывает сделки двумя способами, они переключаются вкладками «Доска» и «Список».

«Доска». Колонки — это этапы одной воронки по порядку, включая «Успех» и «Отказ». В заголовке колонки стоят название этапа, число сделок и их общая сумма. На карточке сделки видны название, контакт и компания, аватар ответственного, ожидаемая дата закрытия и сумма. Дата становится красной, когда она прошла, а сделка ещё открыта.

«Список». Таблица со столбцами «Сделка», «Этап», «Контакт», «Компания», «Сумма», «Ответственный» и «Создана». Новые сделки стоят сверху.

Над доской и списком стоят фильтры:

• поле «Поиск по названию, контакту, компании»;
• кнопка «Мои» оставляет сделки, где ответственный вы;
• список воронок появляется, когда воронок больше одной; в виде «Список» в нём есть вариант «все воронки»;
• список «любой статус» есть только в виде «Список»;
• список «любой этап» появляется в виде «Список» после выбора воронки, поэтому при единственной воронке его нет;
• список «любой источник» появляется, когда у сделок больше одного источника.

Вид и выбранные фильтры записываются в адрес страницы, поэтому ссылку на отфильтрованный список можно отправить коллеге. Текст из поля поиска в адрес не попадает.

Раздел загружает 1000 самых новых сделок организации. Более старые сделки открываются из карточки контакта или компании.

Как создать сделку

1. В разделе «Сделки» нажмите «Новая сделка».
2. Поле «Название» можно оставить пустым. Тогда название сложится из имени контакта и названия компании.
3. Заполните поле «Контакт», поле «Компания» или оба. Начните печатать имя, почту, телефон, название или ИНН и выберите запись из списка. Без контакта и компании кнопка «Создать» неактивна.
4. Если нужной записи нет, выберите в списке строку «Новый контакт …» или «Новая компания …». Под полем раскроются поля новой записи: «Имя», «Телефон» и «Email» у контакта, «Название» и «ИНН» у компании. Запись создастся вместе со сделкой.
5. Если воронок больше одной, выберите воронку в поле «Воронка».
6. При необходимости заполните поля «Сумма» и «Ответственный».
7. Нажмите «Создать». Если появилось сообщение «Сделка создана» и открылась карточка сделки, она создана.

Новая сделка встаёт на первый по порядку этап вида «В работе».

Если при вводе нового контакта или компании под полями появилась строка «С таким телефоном или email уже есть:» или «С таким ИНН уже есть:», нажмите «Выбрать» у найденной записи. Правило дублей описано на странице «Контакты и компании».

Если под полем «Ответственный» стоит подсказка «Назначит правило:» с именем участника, значит в Автоматизациях есть правило, которое назначит ответственного само. Выбранный вами ответственный важнее правила: правило его не заменит.

Сделку можно создать и из карточки контакта или компании, как описано на странице «Контакты и компании».

Карточка сделки

Нажатие на сделку открывает её карточку панелью поверх доски или списка. Значок «Открыть страницу сделки» открывает её на весь экран с вкладками «О сделке» и «История». Как устроена панель, описано на странице «Как всё устроено», раздел «Панель сущности».

Ниже стоят свои поля сделки, если они заведены в настройках CRM.

Название, сумма, ответственный, дата закрытия, контакт, компания и свои поля копятся и записываются кнопкой «Сохранить» в полосе «Есть изменения». Этап меняется сразу, без сохранения. Если карточку за это время сохранил кто-то другой, Gigonom попросит перечитать её и не запишет ваши правки поверх чужих.

Под свойствами в карточке стоят блоки:

• «Обращение». Текст и поля заявки с сайта. Блок есть только у сделок, пришедших по ключу приёма.
• «Счета». Счета клиенту по этой сделке, они описаны на странице «Счета».
• «Другие открытые сделки контакта». До пяти открытых сделок того же человека, чтобы не вести одну продажу дважды.
• «История». Лента событий по сделке, она описана на странице «История».

Как перевести сделку по этапам

Есть два способа: перетащить карточку на доске в другую колонку или выбрать этап в свойстве «Этап» в карточке сделки. Если карточка стоит в новой колонке, а в истории сделки появилась запись о переходе, перенос записан.

Перенос в «Успех» или «Отказ» закрывает сделку: в карточке появляется свойство «Закрыта» с датой. Чтобы вернуть сделку в работу, перенесите её обратно на любой этап вида «В работе». Дата закрытия и причина отказа при этом сбрасываются.

Если в организации заведены причины отказа, перенос в «Отказ» открывает окно, в заголовке которого стоит «Перенести в» и название этапа. Выберите причину в списке «Причина отказа» и нажмите «Перенести». Кнопка «Отмена» оставляет сделку на прежнем этапе. Где ведётся список причин, описано на странице «Воронки и этапы».

Сделка движется только по этапам своей воронки. Перенести её в другую воронку нельзя.

Ответственный и уведомления

Ответственный — участник, который ведёт сделку. Он выбирается при создании или в свойстве «Ответственный» карточки. Вариант «не назначен» оставляет сделку без ответственного.

О сделках Gigonom сообщает тремя уведомлениями: «Новая сделка или заявка», «Меня назначили ответственным за сделку» и «Сделка зависла». Кому они приходят и как их настроить, описано на странице «Уведомления», раздел «Какие бывают уведомления».

Когда сделка считается зависшей

Зависшая сделка — открытая сделка, по которой давно ничего не происходило. Срок задают владелец и администраторы в «Настройках» CRM, карточка «Зависшие сделки», поле «Дней без активности». По умолчанию это 7 дней, меньше одного дня поставить нельзя. Если после кнопки «Сохранить» появилось сообщение «Сохранено», срок изменён.

Активностью считаются запись в истории сделки и перенос сделки по этапам. Правка свойств и выставление счёта срок не сбрасывают.

Задача по сделке

Из сделки можно поставить задачу в Трекер, например «Подготовить договор».

1. В карточке сделки откройте меню «⋯» и выберите «Создать задачу».
2. В окне «Задача по сделке» заполните поле «Название» и нажмите «Создать». Если появилось сообщение «Создана задача» с ключом задачи, например ROMAS-12, задача поставлена.

Задача попадает в очередь по умолчанию. Исполнителем становится ответственный за сделку, а если его нет, вы. В описании задачи стоят название и адрес сделки. В истории сделки появляется запись «Задача» со ссылкой на задачу, а в самой задаче — свойство «Сделка» со ссылкой на сделку и её этапом.

Как удалить сделку

Удалить сделку может любой участник.

1. В карточке сделки откройте меню «⋯» и выберите «Удалить сделку».
2. В окне с вопросом «Удалить сделку …?» нажмите «Удалить». Если карточка закрылась, а сделки нет ни на доске, ни в списке, она удалена.

Вместе со сделкой стирается её история. Контакт и компания остаются. Счета, выставленные по сделке, не отменяются: их номера остаются занятыми, а файлы лежат в Файлах. В интерфейсе CRM таких счетов больше не видно, найти их может ИИ-агент по компании.