Счета

Страница о счетах, которые ваша организация выставляет своим клиентам из сделки в CRM. Она нужна тем, кто выставляет счета и отмечает оплату. Счёт за сам Gigonom — другая вещь, он описан на странице «Тарифы и оплата».

Что получится

Из карточки сделки вы выставляете счёт её компании. Gigonom присваивает счёту следующий номер, считает срок оплаты, собирает PDF с реквизитами обеих сторон и кладёт его в Файлы. Счёт остаётся в сделке со статусом «выставлен», «оплачен» или «отменён», а каждое событие по нему записывается в историю сделки.

Клиенту счёт Gigonom не отправляет: скачайте PDF и перешлите его сами.

Что нужно до первого счёта

• Реквизиты вашей организации. Их один раз заполняют владелец или администратор, как описано ниже.
• ИНН у компании-покупателя. Без него Gigonom ответит, что у компании нет ИНН и счёт не выставить. Полное название, КПП и адрес покупателя берутся из блока «Реквизиты для счетов» в карточке компании. Если полное название не заполнено, в счёт идёт название компании. Блок описан на странице «Контакты и компании».
• Компания в сделке. Счёт выставляется на компанию сделки. Пока компания не выбрана и карточка не сохранена, кнопка «Выставить счёт» неактивна.

Как заполнить реквизиты организации

Реквизиты меняют владелец и администраторы.

1. Откройте «Настройки» CRM и найдите карточку «Реквизиты организации».
2. Заполните поля «Название», «ИНН», «Адрес», «Банк», «БИК», «Корр. счёт» и «Расчётный счёт». Без них счёт не выставить, и карточка напоминает об этом строкой «Заполните реквизиты организации» с перечнем пустых полей.
3. При необходимости заполните поля «КПП», «ОГРН» и «Руководитель». Имя руководителя печатается в счёте в строке подписи.
4. В поле «Префикс номера» задайте до шести букв или цифр без дефиса, например «Х». Под полем показано, каким будет следующий номер: «Следующий счёт: Х-1».
5. В поле «Срок оплаты» укажите число дней от 0 до 90 и выберите, какие это дни: «рабочих дней», «банковских дней» или «календарных дней».
6. Поле «НДС» оставьте как есть или впишите свою формулировку. По умолчанию в нём стоит «Без НДС». Поле «Строка под таблицей» подходит для условия оплаты или ссылки на договор.
7. Нажмите «Сохранить». Если появилось сообщение «Реквизиты сохранены», а предупреждение о пустых полях пропало, счета можно выставлять.

Кнопка «По ИНН» рядом с полем «ИНН» подставляет название, КПП, ОГРН, адрес и руководителя по введённому ИНН. Она неактивна, пока в поле меньше 10 знаков. Проверьте подставленное перед сохранением.

Gigonom проверяет длину номеров. В ИНН должно быть 10 или 12 цифр, в КПП и БИК по 9, в ОГРН 13 или 15, в корреспондентском и расчётном счетах по 20.

Как выставить счёт

Выставить счёт может любой участник.

1. Откройте сделку и найдите блок «Счета».
2. Нажмите «Выставить счёт». Откроется окно «Новый счёт» с одной строкой: в ней название сделки, количество 1, единица «шт.» и сумма сделки.
3. Исправьте строку под счёт: «Наименование», «Кол-во», «Ед.» и «Цена, руб.». Кнопка «Строка» добавляет ещё одну строку, значок корзины убирает лишнюю. Внизу окна показано «Итого».
4. Нажмите «Выставить». Если появилось сообщение «Счёт выставлен», а в блоке «Счета» встала строка с номером, датой и пометкой «выставлен», счёт готов.

В строке счёта видны сумма и срок «оплатить до». Кнопка «Счёт» открывает PDF.

Кнопка «Выставить» неактивна, пока в строке нет названия или единицы, количество не больше нуля или сумма счёта равна нулю.

Номер. Номер складывается из префикса и порядкового числа: «Х-1», «Х-2». Без префикса это просто число. Нумерация одна на всю организацию и идёт подряд, без пропусков.

Дата и срок. Датой счёта становится сегодняшний день по московскому времени, как сказано в «Профиле и безопасности», раздел «Часовой пояс». Срок оплаты отсчитывается от даты счёта. Рабочие и банковские дни считаются одинаково: выходные и праздничные дни пропускаются.

Выставленный счёт не меняется. Реквизиты сторон, строки и срок записываются в счёт в момент выставления. Правка реквизитов организации или компании попадёт только в следующие счета. Чтобы исправить счёт, отмените его и выставьте новый.

Что в PDF и где он лежит

В счёте есть банковские реквизиты получателя, заголовок «Счёт на оплату» с номером и датой, поставщик и покупатель с ИНН, КПП и адресом, таблица строк, итог, строка из поля «НДС», сумма прописью, срок «Оплатить до», строка под таблицей и подпись руководителя. Печати и изображения подписи в счёте нет.

Файл называется «Счёт», номер и дата, и лежит в Файлах, в папке «Счета». Он закрыт пометкой «только участникам»: по его адресу счёт откроет только участник организации после входа. Что это значит для доступа к данным, описано в «Данных и безопасности», раздел «Что видно без входа».

Как отметить оплату

Оплату отмечают владелец и администраторы. Gigonom не видит ваш банк, поэтому отметка ставится вручную, когда деньги пришли.

В строке счёта нажмите «Оплачен». Если появилось сообщение «Счёт Х-1 отмечен оплаченным» с номером вашего счёта, а пометка сменилась на «оплачен» с сегодняшней датой, оплата записана. Счёт считается оплаченным целиком, на всю сумму.

Этап сделки оплата не меняет. Перенесите сделку в «Успех» сами или настройте в Автоматизациях правило на событие «Счёт оплачен».

Как отменить счёт

Отменяют счёт владелец и администраторы, и только пока он не оплачен.

1. В строке счёта нажмите значок корзины «Отменить счёт».
2. В окне с вопросом «Отменить счёт …?» нажмите «Отменить счёт». Если появилось сообщение «Счёт Х-1 отменён» с номером вашего счёта, а пометка в строке сменилась на «отменён», счёт отменён.

Отменённый счёт остаётся в списке сделки, его номер остаётся занятым, а PDF остаётся в Файлах. Исправленный счёт выставляется заново и получает следующий номер.

Как приложить акт

Gigonom акты не составляет. К оплаченному счёту можно приложить акт, подготовленный в вашей учётной программе.

У оплаченного счёта владелец и администраторы видят кнопку «Акт» со значком загрузки. Нажмите её и выберите файл PDF. Если появилось сообщение «Акт приложен», а в строке встала кнопка «Акт», которая открывает файл, акт на месте. Он попадает в ту же папку «Счета» и тоже закрыт для посторонних.

К счёту прикладывается один акт. Заменить его из интерфейса нельзя, поэтому проверьте файл перед загрузкой.

Что видит участник

Участник выставляет счета и открывает PDF счёта и акта. Кнопок «Оплачен», «Отменить счёт» и загрузки акта у него нет. Общее правило ролей описано в «Участниках и ролях», раздел «Какие бывают роли».

Счёт в истории сделки

Каждое событие по счёту попадает в историю сделки записью «Счёт»: счёт выставлен, с суммой и сроком оплаты; счёт оплачен, с суммой; счёт отменён. Как устроена история, описано на странице «История».