Задачи и очереди

Страница для всех, кто ведёт работу в Трекере. Она рассказывает, как завести очередь и задачу, что означают свойства задачи, как обсуждать её с коллегами и что происходит при архивации и удалении.

Что такое очередь и ключ задачи

Очередь — пространство задач одного потока работы: отдела, направления или продукта. У очереди есть название и короткий ключ латиницей, например WEB. Задачи в очереди нумеруются подряд, и каждая получает ключ из ключа очереди и номера: WEB-12. По этому ключу задачу находят в поиске, на него ссылаются в переписке, он же стоит в адресе задачи.

Первая очередь появляется сама. Она называется так же, как организация, а её ключ составлен из первых латинских букв адреса организации: у организации с адресом romashka получится ROMAS. Вместе с очередью создаётся доска «Основная».

Как завести очередь

Очереди создают и переименовывают владелец и администраторы, это общее правило настроек из «Участников и ролей».

1. В боковом меню Трекера откройте «Настройки». На экране одна карточка «Очереди» с таблицей: «Ключ», «Очередь», «Открытых», «Последняя задача».
2. Нажмите «Очередь». Откроется окно «Новая очередь».
3. Заполните «Название» и «Ключ», затем нажмите «Создать».

Если очередь появилась в таблице, значит она готова. Вместе с ней Gigonom создаёт доску с тем же названием, на которую попадают все задачи этой очереди.

Ключ состоит из латинских букв, не длиннее пяти, и всегда записывается прописными. Цифры, кириллицу и другие знаки Gigonom из ключа убирает, а лишнее после пятой буквы отбрасывает. Если поле «Ключ» оставить пустым, ключ соберётся из латинских букв названия. У названия кириллицей таких букв нет, и ключ получится Q, поэтому ключ лучше ввести самому. Если такой ключ в организации уже есть, к нему добавится число.

Звезда в строке очереди добавляет её в «Избранное» бокового меню. Участник, который не видит настроек, отмечает очередь в разделе «Задачи». Там звезда стоит рядом с фильтром очереди, когда очередь в нём выбрана или когда очередь в организации одна.

Как создать задачу

Задачу создаёт любой участник организации. Способов несколько.

• В разделе «Задачи». Нажмите «Новая задача», заполните «Название», выберите «Очередь» и при необходимости «Проект», нажмите «Создать». Появится сообщение «Создано в очереди» с ключом очереди, и задача откроется панелью.
• С клавиатуры и из поиска. Клавиша и действие «Новая задача» описаны на странице «Как всё устроено», разделы «Поиск» и «Горячие клавиши».
• На доске. Значок «+» в заголовке колонки создаёт задачу сразу в статусе этой колонки. Подробности на странице «Доски».
• В проекте. Поле «Новая задача в проект…» и кнопка «Задача» описаны на странице «Проекты и портфели».
• Внутри другой задачи. Так создаётся подзадача, о ней ниже.
• Из гипотезы и из сделки. Эти способы описаны на страницах «Жизненный цикл» в Гипотезах и «Сделки» в CRM.

Задачу может создать и правило Автоматизаций. В истории такой задачи стоит пометка «автоматизация».

Новая задача из раздела «Задачи» получает статус «Бэклог», тип «Задача» и приоритет «средний».

Свойства задачи

Задача открывается панелью поверх списка или доски, а значок «Открыть страницу задачи» разворачивает её на весь экран. Свойства в панели и на странице одни и те же.

Время срока задаётся в вашем часовом поясе. Как его выбрать, описано на странице «Профиль и безопасность», раздел «Часовой пояс». Просроченный срок выделен красным в списках и на карточках.

Как привязать задачу к гипотезе, сменить гипотезу и снять связь, описано в разделе «Гипотезы», страница «Жизненный цикл», раздел «Задачи гипотезы».

Название, описание, свойства от «Статуса» до «Родителя» и свойство «Гипотеза» сохраняются кнопкой «Сохранить» в полосе «Есть изменения». Это правило описано на странице «Как всё устроено», раздел «Как сохраняются правки». Чек-лист, подзадачи, комментарии, наблюдатели и поле «Доски» записываются сразу.

Описание, чек-лист и подзадачи

Описание. Поле «Описание» принимает обычный текст. Чтобы упомянуть коллегу, наберите @ и его имя.

Чек-лист. Введите пункт в поле «Добавить пункт…» и нажмите Enter. Готовый пункт отмечается галочкой, а счётчик рядом с заголовком показывает, сколько пунктов выполнено. Тот же счётчик виден на карточке задачи. Крестик, который появляется при наведении, удаляет пункт сразу, без подтверждения.

Подзадачи. Подзадача — полноценная задача со своим ключом, исполнителем и сроком, у которой заполнено свойство «Родитель». В панели нажмите «+» рядом с заголовком «Подзадачи», введите название в поле «Новая подзадача…» и нажмите «Добавить». Подзадача создаётся в очереди родительской задачи и наследует её проект. На странице задачи тот же блок называется «Связанные задачи» и показывает таблицей родительскую задачу и подзадачи.

Вложенность не ограничена. Цепочка родителей видна в строке над названием задачи, и по ней можно подняться к любой из них. Сделать задачу родителем самой себя или собственной подзадачи нельзя.

Чек-лист подходит для шагов, которые делает один человек. Подзадачи нужны там, где у шагов разные исполнители или сроки.

Комментарии, упоминания и наблюдатели

Комментарий пишется в поле под списком комментариев и отправляется кнопкой «Отправить». Упоминание через @ работает так же, как в описании. Удалить можно только свой комментарий, крестик у него появляется при наведении. Комментарий удаляется сразу, без подтверждения и без возврата.

Наблюдатель — участник, который следит за задачей и получает о ней уведомления.

• Подписаться самому. В свойстве «Наблюдатели» нажмите «Следить». Кнопка сменится на «Не следить».
• Подписать коллегу. Нажмите «+» рядом и выберите участника. Крестик у имени снимает наблюдателя.
• Упомянуть. Участник, упомянутый через @ в описании или комментарии, становится наблюдателем сам.

О чём именно приходят уведомления, как их настроить и как работает режим «Не беспокоить», описано на странице «Уведомления».

История изменений

Внизу задачи есть свёрнутый блок «История изменений». В нём записано, кто и когда создал задачу, изменил свойство, добавил наблюдателя, отправил задачу в архив или восстановил её. Действия ИИ-агента отмечены пометкой «агент», а задачи, созданные правилом, пометкой «автоматизация».

Список задач и доска по статусам

Раздел «Задачи» показывает все задачи организации из всех очередей, кроме архивных.

• Поиск. Поле «Поиск по ключу и названию».
• Вид. «Список» показывает таблицу с колонками «Ключ», «Задача», «Проект», «Статус», «Исполнитель», «Срок» и «Очередь». Задачи отсортированы по статусу, а внутри статуса по сроку. «Доска» раскладывает те же задачи по четырём статусам, и перенос карточки в другую колонку меняет статус.
• Фильтры. Кнопка «Мои» оставляет задачи, где вы исполнитель. Рядом стоят фильтры по очереди, проекту и исполнителю. Фильтр по очереди есть, когда очередей в организации больше одной.

Фильтры «Мои», очередь и проект записываются в адрес страницы, поэтому ссылку на отфильтрованный список можно отправить коллеге.

Доска по статусам в разделе «Задачи» всегда одна и та же. Настраиваемые доски со своими колонками описаны на странице «Доски».

Архив и удаление

Задачу, которая больше не нужна в работе, убирают в архив. В меню «⋯» задачи выберите «Архивировать». Подтверждения нет, задача сразу исчезает из списков и с досок. Архивировать разом все задачи колонки можно на доске, пунктом «Архивировать задачи» в меню колонки.

Архивные задачи лежат в разделе «Архив». Чтобы вернуть задачу, нажмите «Восстановить» в её строке. Если появилось сообщение «Задача восстановлена», задача вернулась в списки и на доски с прежними свойствами.

Что уходит в архив и что удаляется в других сервисах, сведено в таблицу на странице «Данные и безопасность», раздел «Что убирается в архив, а что удаляется безвозвратно».